Selasa, 14 Januari 2020

Mengurus Penjejakan di Universitas Negeri Malang

Tulisan ini, sengaja saya buat, teruntuk buat teman-teman sekalian yang kuliah di Universitas Negeri Malang (UM). Terutama yang sedang bingung tentang mekanisme, alur, dan tahapan-tahapan yang perlu dilalui untuk sampai wisuda. Dan, cerita ini, saya alami sendiri di tahun 2019. Sehingga, kemungkinan ada perubahan kedepannya, sesuai dengan kebijakan dari pihak kampus.

Nah, ngomongin soal penjejakan, sebenarnya simpel, yakni: membagikan skripsi/tesis/disertasi di jurusan, fakultas, dan universitas. Selanjutnya, memastikan bahwa kita, selama menjadi mahasiswa tidak terlibat sanksi dan tanggungan apapun. Baik di jurusan, fakultas, dan universitas.

Secara teknis begini, pertama, buat kalian yang sudah melangsungkan ujian, tahapan yang pertama kalian harus kalian lakukan adalah merevisi tugas akhir. Selanjutnya, tugas akhir yang sudah direvisi di lengkapi dengan lembar pengesahan dan lembar ujian, dengan dibubuhkan tanda tangan basah, dan juga stempel di masing-masing fakultas.

Nah, setelah selesai mendapatkan lembar pengesahan dan lembar ujian lengkap dengan tanda tangan pada penguji dan dosen pembimbing, maka tahap selanjutnya adalah menjilid tugas akhir kita, baik berupa skripsi/tesis/disertasi. Jumlah jilidan wajib yang dibutuhkan adalah 3 eksemplar, tapi tidak ada salahnya jika menjilid sebanyak 4 eksemplar. Dan yang satu, tujuannya untuk menjadi arsip pribadi.Kemungkinan ada persamaan di setiap program studi. Cerita ini, yang saya alami di prodi S2 PPKn, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Malang. 
Kedua, setelah jilidan tugas akhir selesai, maka proses selanjutnya yang dilakukan adalah mendaftar yudisium di fakultas. Nah, administrasi yang perlu dipersiapkan sederhana, yakni: 1) Fotocopy identitas diri (KTP; KTM; dan KK). 2) Pas foto hitam putih (3x4) sebanyak 1 lembar. 3) Lembar ujian yang tertanda tangan basah para dewan penguji, koorpordi, dan dekan fakultas. 4) Ijazah terakhir yang dilegalisir. 5). Kartu hasil studi atau KHS Asli, dari semester 1 sampai semester akhir. 6) Kartu Rencana Studi atau KRS Asli dengan tanda tangan basah pembina akademik atau PA. 7) Fotocopi bukti foto ijazah. 8) Fotocopi akreditasi program studi.

Ketiga, selanjutnya, kita perlu untuk mengunggah berkas tugas akhir (skripsi/tesis/disertasi) di perpustakaan Universitas Negeri Malang. Tugas akhir tersebut, hanya bisa dilakukan di kampus UM. Cara mengunggah pun sederhana, kita bisa menggunakan laptop pribadi, asalkan, laptop kita terhubung dengan koneksi wi-fi kampus UM.

Cukup bermodal NIM dan password siakad, kita bisa menggunakan wi-fi kampus UM. Dan pengunggahan bisa dilakukan dengan mengakses laman perpustakaan UM di https://lib.um.ac.id/unggah/. Format yang perlu kita ketahui bersama adalah: semua lembar yang di upload harus di watermark dengan logo UM. Selain itu, pada bagian kiri atas (header) pada tiap halaman, di isi dengan judul tugas akhir. Pada sisi bagian kiri bawah (footer) pada tiap halaman, di isi dengan nama penyusun, dan program studi.

Sebelum mengunggah, kita perlu membuat akun di perpustakaan UM. Pendaftaran pun dilakukan secara online, di kampus UM. Berkas yang di unggah sebanyak 14 macam. Mulai dari tugas akhir (abstrak, Bab 1-5, dan daftar rujukan), artikel, dan tayangan sewaktu ujian akhir. Setelah proses unggah selesai, maka menunggu untuk divalidasi oleh tim perpustakaan UM, dalam tempo waktu selama 1x24. Dan apabila dalam kurun waktu tersebut, tidak dapat balasan, maka datang langsung ke petugas di lantai 1 perpustakaan UM.

Keempat, setelah selesai melakukan unggah berkas dan mendapatkan surat balasan dari perpustakaan UM, selanjutnya, kita melakukan kopi berkas tugas akhir ke kaset atau compact disk. Banyaknya kopi CD yang dibutuhkan, adalah 3 keping, dengan alamat tujuan: 1) untuk jurusan, 2) fakultas, 3) universitas. Bungkus keping CD yang dibutuhkan berbentuk kotak, dengan format: laman depan berisi cover tugas akhir, dan laman belakang berisi abstrak atau ringkasan.

Kelima, kita kembali ke fakultas untuk mengambil SK atau surat keputusan dekan tentang yudisium. Disana, kita akan mendapatkan berkas map dengan isi: 1) SK atau surat keputusan dekan, 2) DHS atau daftar hasil studi, 3) KHS atau kartu hasil studi, dan 4) Formulir penjejakan wisuda.

Keenam, tahapan selanjutnya, kita membagikan tesis dan kopi CD tesis ke perpustakaan jurusan, perpustakaan fakultas, dan perpustakaan universitas. Disana kita mengisi biodata diri, dan mendapat tanda tangan basah, lengkap dengan stempelnya.

Ketujuh, kembali ke subbag keuangan di fakultas, untuk validasi tanggungan pembiayaan. Jika tidak ada tanggungan, maka oleh petugas di validasi dengan membubuhkan tanda tangan basah di formulir penjejakan. 

Kedelapan, melakukan pembayaran IKA UM atau ikatan alumni Universitas Negeri Malang sebesar Rp. 50.000,- di bank BRI unit UM. Kesembilan, mendaftarkan diri sebagai alumni IKA UM, secara online di siakad masing-masing. Kesepuluh, memilih ukuran toga wisuda dan mencetak kartu wisuda.

Ada sepuluh tahapan yang perlu kita lakukan untuk menyelesaikan proses penjejakan di Universitas Negeri Malang. Dari kesepuluh tahapan tersebut, hal yang paling berat ada pada tahapan revisi dan pengumpulan tanda tangan dari penguji, koordinator prodi, dan dekan fakultas.

Terakhir, kalian bisa check di siakad masing-masing, lalu buka fitur wisuda, dan pilih pendaftaran. Apabila semuanya hijau, maka, proses selesai.

1 komentar: